Als er iets erger is dan een zware tekortkoming, dan is het een herhaalde zware terkortkoming. Herhaalde overtredingen kunnen namelijk zwaarder worden beoordeeld, overeenkomstig met het interventiebeleid van de NVWA. De beste manier om dit te voorkomen, is het volgen van de PDCA-cyclus. Hoe gaat dat in z’n werk?
Het voorkomen van een terugkerende tekortkoming vraagt om structurele risicobeheersing. Het constateren en corrigeren van een overtreding – brandjes blussen – is niet genoeg. Wie voedselveiligheid naar het hoogst mogelijke niveau wil brengen en houden, heeft een verbetercyclus nodig.
Overtreding in dezelfde categorie
Bij een terugkerende tekortkoming gaat het niet per se over een herhaling van een specifieke overtreding, maar over een overtreding in dezelfde categorie. Als bijvoorbeeld tijdens een eerste inspectie de muren van de opslag niet schoon zijn en tijdens een volgende inspectie de vloer van de keuken niet schoon is, dan wordt dat aangemerkt als een terugkerende tekortkoming binnen schoonmaak. De kans is groter dat de NVWA in zo’n geval een zwaardere straf oplegt, maar de inspecteur kan ook besluiten om nalevingshulp te bieden.
Vier stappen van PDCA
Bedrijven die continu bezig zijn met het verbeteren van producten of processen, volgen vaak de PDCA-cyclus, bewust of onbewust. PDCA staat voor Plan, Do, Check, Act. Deze cyclus is gericht op voorkomen in plaats van herstellen. Het is een systeem dat niet alleen op papier staat maar ook onderdeel is van de dagelijkse praktijk. Het systeem is dus levend; de PDCA-cyclus volgt de ontwikkelingen in het bedrijf praktijk en past zich waar nodig aan.
Plannen
De cyclus begint met ‘Plan’. Als het gaat om voedselveiligheid, valt te denken aan een plan voor processen als leveranciersselectie, productontvangst en -opslag, bereidingen, temperatuurbeheersing, schoonmaak en trainingen. Zo’n plan is onderbouwd met een risicoanalyse, waarin de kritische beheerspunten in kaart worden gebracht. Een hygiënecode is een concreet voorbeeld van voedselveiligheidsplan en biedt praktische richtlijnen voor deze processen. Als er sprake is van een aanvullend proces, bijvoorbeeld houdbaarheidsverlenging van kant-en-klare maaltijden, moet daar een aanvullend plan voor komen.
Uitvoeren
Stap twee is ‘Do’. Hier voert het bedrijf de plannen in uit. Belangrijk is om de resultaten bij te houden, onder andere door te registreren. Een voorbeeld is temperatuurregistratie van verhitten en terugkoelen. Dan volgt ‘Check’, de fase van monitoring, audits en controles. Wordt de ontvangstcontrole gedaan volgens de regels? Houdt iedereen zich aan de hygiënevoorschriften? Wordt het schoonmaakplan gevolgd?
Checken en aanpassen
De laatste stap is ‘Act’. Dit is misschien wel de belangrijkste fase, want wie hier niet in actie komt, doorbreekt de cyclus. Want wat doet een bedrijf als er iets niet goed gaat, als er een afwijking wordt gevonden? De koelcel is 15 graden; welke actie wordt er dan ondernomen om de afwijking te herstellen? En welke consequenties heeft de afwijking voor kwetsbare producten in de koelcel? Daar moet een plan voor zijn. Het registreren en corrigeren van zichtbare afwijkingen is echter niet genoeg. Want hoe komt het dat de koelkast 15 graden is? Daarvoor is een analyse nodig van de PDCA-cyclus.
Op deze manier zorgt de PDCA-cyclus voor structurele verbeteringen en wordt de kans op herhaling kleiner. PDCA vormt daarmee de motor van elk goed voedselveiligheidssysteem. Ook inspecteurs van Houwers volgen PDCA tijdens inspecties. Er wordt niet alleen gekeken naar fouten, maar vooral ook naar oorzaken, plannen en het verbetervermogen.
HACCP-principes en PDCA
De logica van de PDCA-cyclus is ook terug te vinden in de zeven HACCP-principes. We nemen het voorbeeld van het bereiden van kip. De principes zijn in te delen in de vier stappen van PDCA.
Principe 1: Breng de gevaren in kaart die geëlimineerd of tot een aanvaardbaar niveau gereduceerd moeten worden. Met andere woorden: kijk naar het gehele werkproces en benoem alles wat er mis kan gaan. Bij kip kun je denken aan het gevaar van salmonella.
Plan
Principe 2: Identificeer de kritische controlepunten waar gevaar kan worden voorkomen of geëlimineerd, óf tot een aanvaardbaar niveau gereduceerd kunnen worden. In het geval van kip is het kritische controlepunt de temperatuur die tijdens het verhitten bereikt moet worden.
Principe 3: Stel kritische grenswaarden voor het controlepunt vast om te bepalen wat aanvaardbaar en niet aanvaardbaar is. Bij het garen van kip is dat een kerntemperatuur van minimaal 75°C.
Do (voer uit)
Principe 4: Pas efficiënte bewakingsprocedures toe. Meet de kerntemperatuur van de kip regelmatig met een gekalibreerde thermometer en registreer. Zo controleer je het kritische controlepunt en wordt een afwijking direct zichtbaar.
Check
Principe 5: Stel corrigerende maatregelen vast wanneer een kritisch controlepunt niet volledig onder controle is. Dus als de kerntemperatuur van de kip de 75°C niet bereikt tijdens de verhittingsstap, dan moet het verhittingsproces verbeterd worden.
Principe 6: Stel procedures vast om na te gaan of stap 1 tot en met 5 naar behoren functioneren. Voer dus regelmatig een check uit op het systeem zelf. Werkt de thermometer nog correct? Volgen de medewerkers de procedure?
Act
Principe 7: Documenteer en registreer. Stel documenten en registers op die passen bij de grootte van het bedrijf en het type bedrijf. In de documenten leg je vast wat je hebt afgesproken, namelijk dat de kip een kerntemperatuur van 75°C moet bereiken en met welk meetinstrument dat wordt gecontroleerd. In de registers leg je vast wat je hebt gedaan: de gemeten kerntemperatuur, eventuele afwijkingen en de maatregelen die daarop zijn genomen.
Verplichting
Het volgen van de HACCP-principes is overigens geen keuze voor levensmiddelenbedrijven maar een verplichting volgens artikel 5 van EU-verordening 852. Bedrijven kunnen werken volgens een hygiënecode of volgens een zelf ontwikkeld HACCP-systeem.