Het blijft een klusje waar in veel horecabedrijven, zorginstanties en andere voedselverwerkende bedrijven tegenop gekeken wordt. Het uitdraaien en invullen van de papieren lijsten waarop de HACCP-registratie bijgehouden moet worden. De A4’tjes hangen op de plaatsen waar controles nodig zijn of worden in mappen bewaard. Dit kan een slordige indruk geven. Daarnaast schiet het er weleens bij in om een vinkje te zetten na elke handeling, zoals het meten van de koelceltemperatuur of controleren van de houdbaarheidsdatum. Bovendien is het niet altijd zichtbaar wíe de controle heeft gedaan. Om nog maar niet te spreken over het vies worden van het papier.

Automatisch dagelijks takenpakket

De bedenkers van de CleanUpp-app maken aan al deze kleine frustraties een einde. Maar de app is meer dan dé tool om van papierwerk af te komen. “Het grootste voordeel van deze app, is het overzicht dat ontstaat”, vertelt Gijsbert de Boer, mede-ontwikkelaar van CleanUpp. Samen met Stefan Paap richtte hij CleanIT Solutions BV op. “Je vult eenmalig een planning in: wat moet er dagelijks, wekelijks en maandelijks gebeuren? Vervolgens genereert het systeem per dag een takenpakket.” Verder kan de manager per taak een instructie invoeren, al dan niet voorzien van afbeeldingen (van bijvoorbeeld het te gebruiken schoonmaakmiddel).

Elkaar motiveren

Medewerkers krijgen elk een inlog en kunnen zo de taken van de dag inkijken. “En afvinken wanneer ze een taak hebben gedaan. De naam van de medewerker komt daar dan bij te staan.” Op deze manier hoeft de manager minder aan te sturen, maar kan hij toch controle houden op de werkzaamheden van zijn personeel. “Bovendien kunnen medewerkers van elkaar zien wat zij hebben gedaan. Mocht er iets niet goed zijn gegaan, dan kunnen ze elkaar daar op aanspreken. Dit motiveert hen om het goed te doen”, is de waarneming van De Boer.

“Het systeem stuurt de medewerkers pro-actief aan”, stelt de software-expert. Zo verschijnen er notificaties in beeld wanneer taken nog niet zijn gedaan. Het is vervolgens aan de medewerker om te kiezen of hij een vinkje wil zetten achter ‘frituurvet filteren’, ‘koelbakken schoonmaken’ of ‘vloer dweilen’.

Wekelijkse rapportage

De app stelt wekelijks een voedselveiligheidsrapportage samen. “Dit scheelt de manager heel veel invoerwerk. Niet het leukste klusje in de keuken”, weet De Boer. Nog een voordeel van de app is de opvolging bij fouten. “Vul je bij de temperatuur van de koeling 8 in, terwijl het getal tussen de 0 en de 7 moet liggen, dan vraagt de app automatisch om een verbeteractie.”